Kada se govori o sredstvima pomoći EU, tada se u pravilu radi o bespovratnim sredstvima, tj. darovnicama. Drugim riječima, ono što korisnik dobije ne mora vraćati ukoliko sredstva koristi na propisani način. Sredstva su strogo namjenska i osnovni preduvjet za dobivanje sredstava je izrada kvalitetnog projektnog prijedloga, koji sadrži precizan opis ciljeva, aktivnosti i potrebnih sredstava. Projekti se prijavljuju nadležnim tijelima, u obliku propisanih standardiziranih obrazaca.

Korisnici su u načelu neprofitne pravne osobe, ali također i poduzetnici uz neka ograničenja u pogledu visine potpore te aktivnosti koje se financiraju.

Financijska pomoć se dodjeljuje temeljem Poziva za prikupljanje prijedloga projekata (objavljenom u pisanim medijima/Internetu) te Uputa za korisnike (Guidelines for Applicants) koje jasno preciziraju sve uvjete za prijavljivanje prijedloga projekta i dodjelu pomoći.

Odabir i financiranje određenog broja projekata (manjih po svom obimu) vrše nadležna tijela RH, putem natječajnog i evaluacijskog postupka koji se provodi sukladno pravilima Europske komisije - Praktični vodič kroz procedure ugovaranja pomoći EZ trećim zemljama (PRAG).

U svim pretpristupnim EU programima vrijedi nekoliko osnovnih pravila:

• predlagač/korisnik mora osigurati vlastita sredstva za sufinanciranje projekta (najčešće 20-30%)
• ne postoji mogućnost retroaktivnog financiranja (neće se priznati nikakav trošak nastao prije dodjele darovnice), niti kumulativnog financiranja (paralelno korištenje dvije ili više financijske pomoći od strane Europske komisije).
• javna nabava vrši se po pravilima EU (PRAG), a ne prema hrvatskom Zakonu o javnoj nabavi
• sva dokumentacija mora biti izrađena na engleskom jeziku.

Svi natječaji objavljuju se na stranici Središnje agencije za financiranje i ugovaranje programa i projekata Europske unije(SAFU) pri Ministarstvu financija koja je nadležna za provođenje natječajnog postupka i sklapanje ugovora s odabranim dobavljačima/izvođačima i stranicama. Pojedini natječaji provode se i u resorno nadležnim tijelima državne uprave, te se podaci o njima objavljuju i na njihovim stranicama.

Na stranicama Ureda za suradnju EuropeAid, mogu se naći detaljnije informacije o svim objavljenim natječajima i uvjetima prijavljivanja i van Republike Hrvatske.